Автоматизация рубрикации, архивации и уничтожения электронных документов

Для того, чтобы электронных архив стал эффективным инструментом, позволяющим комплексно обеспечить системное хранение документов, гарантирующим быстрый и эффективный доступ к ним, легкое использование в процессе накопления знаний, управление всем жизненным циклом данных, требуется решение целого ряда вопросов, касающихся технологических процессов архивного делопроизводства – от помещения документов в архив, до их изъятия и уничтожения. Фактически требуется перенос практик управления обычным архивом на электронный формат с учетом его особенностей и, что важно, не упустив новых возможностей, которые он предоставляет. Часто при организации хранения документов делается упор именно на хранении и безопасности, упуская при этом вопрос накопления базы знаний и доступность, что снижает ценность информации и делает процесс управления электронными документами крайне затруднительным. Практика показывает, что в больших корпорациях эффективный электронных архив может обеспечить снижение затрат на общие процессы поддержки делопроизводства до 25% и сэкономить до 12-15% ресурсов при информационной поддержке операционной деятельности.

Краеугольными вопросами при построении электронного архива являются процессы ввода документов в архив, рубрикации, архивации и уничтожения документов. Их значимость обусловлена тем, что они фактически обеспечивают весь жизненный цикл документа. Процесс ввода документов в архив включает в себя процессы перевода бумажных документов в электронную форму (сканирования, обработка и сжатие изображений) и процесс структурирования неструктурированной информации (распознавание, автоматическое выделение атрибутов, верификация).
В процессе рубрикации должны быть в автоматизированном виде применены методы классификации и управления, свойственные, но не идентичные тем, которые применяются при бумажном архивировании, для того, чтобы обеспечить легкий доступ, поиск, управление всем массивом данных. Автоматизация всех описанных выше процессов требует глубокого анализа структуры документооборота организации, определения всего комплекса значимых параметров при создании, архивации, использовании документов.

При вводе документов рубрикация позволяет разбить массив на рубрики, которые настраиваются при помощи поисковых запросов. Один документ может попадать в несколько рубрик, а рубрикатор похож на папочную структуру и может иметь вложенную иерархию. Это помогает автоматически классифицировать документы по некоторым признакам, обозначить их принадлежность и взаимосвязи. Грамотно построенная система рубрик и распределения документов по ним, позволяет построить крайне эффективную структуру хранения, при которой максимально облегчается и ускоряется поиск, создаются возможности для внедрения аналитического функционала – формирования и рассылки сводных отчетов по рубрикам, создания дайджестов рубрик, выгрузки выборок документов, осуществления напоминаний и рассылок.

При архивации документов – их помещении в электронный архив – важно построить логичную структуру хранения для последующего легкого поиска и доступа. Процесс очень похож на тот же в рамках бумажного архивного делопроизводства, но характеризуется рядом определяющих отличий, в основном, касающихся форматов хранения, приоритетов использования и распределения по носителям – для оптимизации объемов архива и упрощения использования документов. Автоматизированная архивация позволяет по заданным критериям распределять документы в зависимости от их формата, назначения и значимости. При этом определяется и место хранения бумажного документа или имеющихся резервных копий, сроки хранения (для каждого документа он разный), прочие параметры. После архивации документ удаляется из оперативной базы полностью или частично, а его состояние в архиве автоматически контролируется и отслеживается по срокам и другим свойствам.

Автоматизация процессов уничтожения документов позволяет при наступлении окончания сроков хранения информировать об этом заинтересованных лиц, в ручном или автоматическом режиме формировать акт об уничтожении, который согласуется в рамках настроенных процедур, запускать и контролировать процедуры уничтожения данных в архиве.

«АСТ» имеет развитые практики внедрения систем электронного архива различного масштаба, сложности, обеспечивающих требуемый уровень защищенности, в сочетании с компетенциями в области автоматизации всего комплекса процессов обработки документов в рамках электронных архивов – рубрикации, архивации, уничтожения.

Предоставляемые услуги в рамках автоматизации этих процессов соответствуют жестким стандартам и требованиям к организации архивного хранения и использования разнородных, разнотипных и разноформатных документов, с разными степенями важности и ограничений по доступу, включая:

• ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Процессы управления документами. Метаданные для документов».
• ГОСТ Р 54989-2012 /ISO TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
• Спецификации MoReq2. Типовые требования к управлению электронными документами, 2008.