Разработка методики и внедрение системы управления нормативной и справочной документации (НСИ)

Чем больше и разнородней бизнес, например в холдинговой структуре, тем больше сложностей в организации работы и взаимодействия внутренних информационных систем (ИС). Интеграция данных в разных ИС требует согласования их форматов, а также реестров и справочников, что часто бывает не решено. В результате информация внутри компании может идти часы или даже дни от одного отдела в другой просто потому, что её репликация в разных системах осуществляется почти вручную с перестройкой структуры данных. А качество и прозрачность этих данных вызовет сомнения из-за невозможности сопоставления соответствий и связей. Так, в одной компании-импортере сувенирной продукции задержка перемещения между складами составляет от 6 часов до суток, что часто срывает срочные заказы, снижает скорость обслуживания в среднем на 20%, увеличивает складские запасы и неликвиды на 10-20%, приносит убытки от простоя персонала, снижает оборачиваемость на 5-10%.

Основой для решения проблемы является упорядочение нормативно-справочной информации (НСИ), которая используется для идентификации, описания, классификации и нормирования информационных объектов, а также для установления взаимосвязей между ними (справочники номенклатурных позиций, контрагентов и пр.). Используя единые нормализованные справочники НСИ, взаимодействие между ИС требует более простых технических решений, тогда как логика получается априори упорядоченной, и это на порядок упрощает, ускоряет и удешевляет процесс взаимодействия ИС.

Типовые проблемы:

• Децентрализация и разноплатформенность ИС
• Недостаточность информации в имеющихся справочниках
• Низкое качество информации в справочниках – наличие дублирования, некорректные и неполные данные
• Проблемы в ведении и поддержке справочников НСИ, отсутствие методологий и практик централизации данных справочников
• Проблемы доступа к справочникам из разных ИС и поиска информации в них
• Проблема производительности поиска и извлечения данных из справочников

«АСТ» разрабатывает и внедряет корпоративные системы управления НСИ (КСУ НСИ), методологии и практики, позволяющие в полной мере решить проблематику стандартизации корпоративных данных. В рамках проектов решаются вопросы нормализации массивов НСИ в существующих системах и создание единого репозитория НСИ.

Репозиторий НСИ позволяет собрать из разрозненных систем справочники и классификаторы, произвести консолидацию, дефрагментацию, проверку и структурирование данных, связывание двойников, объединение атрибутного состава НСИ; а в дальнейшем – распространять справочники по целевым системам, контролировать идентичность НСИ в них, консолидировать новые данные.

КСУ НСИ:

• Обеспечивает единообразие НСИ и целостность данных во всех целевых системах
• Унифицирует механизмы взаимодействия бизнес-единиц и целевых ИС
• Создает возможность построение различных уровней контроля, обеспечивает его объективность
• Предупреждает возникновение проблем с достоверностью и качеством информации
• Повышает прозрачность бизнес-процессов и обоснованность принимаемых решений
• Обеспечивает повышение производительности, увеличивает эффективность деятельности диверсифицированных структур

В ходе реализации проекта внедрения КСУ НСИ проводится:

1. Обследование
   • Анализ организационно-методических документов регламентирующих ведение НСИ
   • Описание бизнес-процессов ведения НСИ
   • Описание справочников, классификаторов и ИС
   • Аудит справочников и классификаторов
2. Разработка и внедрение методического и организационного обеспечения
   • Создание организационной структуры ведения НСИ, оптимизация бизнес-процессов
   • Разработка положений, регламентов, методик и инструкций по ведению НСИ
3. Нормализация данных
   • Нормализация и чистка справочников
   • Разработка классификаторов
4. Разработка внедрение решения
   • Настройка ПО для ведения НСИ
   • Интеграция с существующими ИС

В решении применяется подход к классификации и описанию, обеспечивающий требования международных стандартов качества данных ISO 8000 и ISO 22745.