Организация юридически значимого документооборота (ЭП, обмен с МЭДО)

Все компании работают с поставщиками, потребителями, партнерами, участвуют в госзакупках, взаимодействуют с регулирующими органами. Это требует обмена юридически значимыми документами («первичка», отчетность и пр.). Количество документов и сложность их учета увеличивается экспоненциально росту объема бизнес-взаимодействия. При этом увеличивается длительность обработки документов, растут дебиторская и кредиторская задолженности, сроки аудита и риски штрафных санкций, затраты на поддержание бумажного архива, становятся непрозрачными статусы обработки документов, существенно растут риски их потери. Так увеличение продаж в 2 раза вызывает необходимость в 6-8 раз увеличить объем транзакций в учетных системах, в 2-3 раза нарастить штат бухгалтерии и, несмотря на все это, приводит к увеличению объема ошибок учета на этапе формирования первичной документации на 15-20% и рост начисленных штрафных санкций на 1-2%.

Оптимизировать весь цикл работы с такими документами, а также снизить затраты, позволяют системы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). Сегодня в России имеется полностью сформированная нормативно-правовая база, позволяющая приравнять электронный документ к бумажному при соблюдении установленного порядка его оформления, что дает возможность многим компаниям и госструктурам переходить к ЮЗЭДО. Это не просто в инфраструктуре, когда только единицы контрагентов также готовы к использованию ЮЗЭДО, но дает отдачу при переводе уже 10-12% документов в электронный вид.

«АСТ» внедряет решения по организации полноценного ЮЗЭДО как в коммерческих, так и в государственных и муниципальных организациях в полном соответствии с принятыми методологиями и законодательными требованиями. Для защиты информации применяются расширенные средства ИБ, документация заверяется ЭП через удостоверяющие центры. Поддерживается как простая, так и квалифицированная усиленная ЭП. В решении обеспечивается интеграция с государственными системами обмена документами: МЭДО, СМЭВ.

Для принятия решения о переходе ЮЗЭДО проводится оценка экономической эффективности проекта и степень готовности компании:

• влияние ЭДО на методологию налогового учета
• оценочный экономический эффект
• готовность контрагентов к переходу на ЭДО
• текущее состояние информационных систем компании
• общий уровень организации бизнес-процессов

В процессе внедрения выстраивается полный цикл прохождения документации – от приема и обработки, обеспечение прозрачности ответов на входящие письма создания, «первички» и ее доставки контрагентам; до сверки взаиморасчетов, формирования и сдачи отчетности, подписания и удостоверения.

Результатом внедрения являются:

1. Реализация бизнес-процессов юридически значимого электронного документооборота, повышение их прозрачности
2. Снижение издержек на документооборот за счет:
   • сокращения времени обработки документов
   • автоматизации хранения и поиска документов, снижения риска потери документов
   • сокращения сроков аудита и риска штрафных санкций
   • сокращение нагрузки на персонал
3. Оптимизация процессов внутреннего взаимодействия
4. Повышение оперативности и эффективности взаимодействия с федеральными и муниципальными органами власти
5. Сокращение прямых издержек за счет исключения печати, доставки, хранения и утилизации бумажных документов
6. Минимизация влияния человеческого фактора при обработке первичных документов
7. Повышение достоверности, оперативности, надежности финансово-хозяйственного учета